아파트 서류별 법적 보관 년도

 

아파트 관리사무소·관리주체가 법적으로 꼭 보관해야 하는 서류와 그 보관 기간(법적 기준)은 어떻게 될까?
※ 대한민국 현행 법률 (공동주택관리법 등) 기준 보관 서류 잘 정리해 보자. 

간단히 말하면(국토부 답변 기준)

■ 보존 년한별 문서구분(예시)

 1. 영구 보존 문서 

  - 관리규약, 규약의 변경 내용
   - 장기수선계획서
   - 공동주택 건축 관련 서류(건축 도면, 사용 승인서 등)

2. 5년 보존 문서

   - 관리비 및 사용료 등의 부과·징수와 관련된 서류
   - 예산 및 결산 관련 서류
   - 회계 감사 보고서
   - 각종 공사 및 용역 계약 관련 서류(완료 보고서 포함)
   - 장기수선충당금 관련 서류
   - 입주자대표회의 회의록
   - 관리비 내역서 및 영수증
   - 각종 계약서(일반 관리 용역 계약서 등)

4. 3년 보존 문서

   - 관리비 등 정산 서류
   - 자금 운용 계획서
   - 각종 고지서 및 납부서류

5. 1년 보존 문서

   - 공문서, 공지사항 등 일상적인 관리 관련 서류
   - 기타 일반적인 업무 기록 및 서류

---

5년 보관 문서 등 좀 더 자세히!!

📌 1. 회계-증빙 서류 (필수 보관)

근거: 「공동주택관리법」 제27조
보관 기간: 해당 회계연도 종료일부터 5년간

포함되는 문서 유형

✔️ 관리비 관련 장부
✔️ 수납·지출 내역 전표, 영수증, 계좌 내역
✔️ 누적 거래 내역 및 회계 처리 증빙
✔️ 전자 자료 (ERP, 전자문서 등)도 동일 기간 적용

👉 관리비 수납·지출과 직접 연결된 모든 증빙자료는
→ 회계연도 종료 후 5년간 보관 의무가 있다. 

 

📌 2. 계약 관련 증빙

근거: 「공동주택관리법」 제27조
보관 기간: 계약 체결일부터 5년간

해당되는 계약 서류

✔️ 주택관리업자 선정 계약서
✔️ 시설 유지·보수 용역 계약서
✔️ CCTV 설치/용역 계약
✔️ 기타 관리대행 계약

👉 계약과 연관된 입찰자료·심사자료·의사결정 자료도 포함된다. 

 

📌 3. 입주자대표회의 기록

관리사무소 소관은 아니지만 중요 보관 기록로 다뤄야 하는 것

✔️ 회의록 및 의사결정 문서

• 입대의 회의록, 안건, 결과 보고서
• 예산 승인, 사업 시행 결정, 규약 변경

보관 기간 지침:
법률에서 직접 기간을 정하진 않지만, 회계 및 감사 관련 서류와 같이 5년 이상 보관이 실무 원칙.
(관리규약·문서처리규정이 정하는 경우도 많음)

 

📌 4. 안전관리/시설관련 서류

아파트의 시설·안전 기록도 법적으로 장기 보관해야 하는 경우가 있다.

포함 예시

✔️ 승강기 점검 기록
✔️ 가스·전기 안전 진단 보고
✔️ 정기 안전교육 및 검사 결과

보관 기간:
법에서 명시적 보관 기간은 없지만, 최소 점검일로부터 5년 이상 보관이 일반 권장 기준입니다. (실무상 분쟁 대비)

 

📌 5. CCTV 영상 자료

법에서 구체적인 보관 기한을 정해두고 있지는 않으나, 개인정보보호법과 정보통신망법 측면에서 보관 목적·기간이 명확해야 한다.

✔️ 일반적 기준: 1~2개월 영상 저장 후 삭제
✔️ 범죄 등 특별한 사유 발견 시: 수사종료 시까지 보관 가능 

👉 CCTV 영상은 개인정보 성격이 강하기 때문에
→ 목적 외 보관·열람은 매우 제한된다. 

 

📌 6. 관리규약·문서 처리규정

관리규약·문서보존 규정 자체도 문서로서 보관되어야 하며,
보관 기간은 관리규약 또는 서면 규정으로 정한 내용을 따름.
(통상 5년 이상 권장) 

 

📌 7. 현행 법령상 요약

문서 유형	법적 근거	보관 기간
회계장부/증빙	공동주택관리법 제27조	5년
관리 계약 증빙	공동주택관리법 제27조	5년
입대의 회의록/결정 문서	관리규약/사례 기준	권장 5년 이상
안전 점검/시설 기록	실무 누적 기준	권장 5년 이상
CCTV 영상 기록	개인정보 관련 법	1~2개월 (특수사유 연장 가능)

 

 

📌 실무 팁 (법적 리스크 줄이기)

✅ 전자문서로 보관해도 법적 효력 인정
➡︎ 「전자문서 및 전자거래 기본법」 기준으로 저장 가능 

✅ 보관 기준·절차를 문서화해서 관리규약에 명시
➡︎ 법 정하지 않는 항목도 실무상 요구됨 

✅ 열람요청 대응 체계 마련
➡︎ 입주민 요청 시 법 기준 안에서 열람 가능